O papel da previsão orçamentária no sucesso empresarial

21 de maio de 2024

Indispensável para os negócios, a planilha de previsão orçamentária é uma ferramenta utilizada por empresas e indivíduos para estimar receitas, despesas e resultados financeiros futuros. É por meio dela que ocorre uma gestão mais eficiente das finanças.

Com base em uma série de informações, a planilha calcula o lucro ou prejuízo esperado para o período determinado, auxiliando na tomada de decisões financeiras mais informadas e estratégicas. Isso demostra a importância dessa ferramenta para qualquer negócio.

Neste artigo, explicaremos a importância da previsão orçamentária e como ela, sendo um processo contínuo, precisa ser revisada e atualizada regularmente para refletir as mudanças nas condições econômicas e as operações da empresa.

O que é previsão orçamentária?

É um documento que contém uma projeção com futuras operações financeiras para controle, sejam elas no âmbito familiar, comerciais e empresariais ou até mesmo governamentais.

Considerada uma medida importante, a previsão orçamentária, como o próprio nome diz, é um levantamento contendo uma lista com os custos, as despesas e as receitas previstas para serem concretizadas em um período específico.

Por meio de uma planilha de previsão orçamentária é possível ter controle sobre as finanças e, consequentemente, tomar decisões estratégias e fundamentais para o crescimento das organizações. Ou seja, este método é de grande importância para de instituições de todos os segmentos.

A previsão orçamentária pode incluir detalhes sobre os principais itens de receita, como vendas de produtos ou serviços, e os principais itens de despesa, como salários, materiais e despesas operacionais.

A planilha geralmente inclui informações como receitas esperadas (vendas, investimentos, aluguéis, etc.), custos variáveis (materiais, mão de obra direta, comissões etc.), custos fixos (aluguel, salários, contas de luz e água etc.), além de outras despesas e investimentos planejados.

Tipos de previsão orçamentária

Como mencionamos no início, a previsão orçamentária pode ser feita por empresas de todos os tipos, tendo, evidentemente, estruturas e objetivos distintos.

Na previsão orçamentária pessoal, o foco está no núcleo familiar, destacando limites e metas para receitas, despesas e investimentos.

Já a previsão orçamentária de empresas visa evitar resultados negativos e obter lucros maiores com o objetivo de criar melhores estratégias e prioridades para os negócios.

A previsão orçamentária governamental ou pública é realizada nos estados, munícipios e União buscando estabelecer limites para gastos em diferentes áreas.

E uma previsão bastante utilizada é a previsão orçamentária para condomínios. Essa projeção é de grande importância para definição dos valores de cotas de cada condomínio.

A importância da planilha

As planilhas de previsão orçamentária são ferramentas fundamentais para empresas de todos os nichos e tamanhos, pois colaboram para o gerenciamento de finanças futuras e da tomada de decisões estratégicas, como investimentos, contratações ou expansões.

Aqui, neste artigo, estão algumas das principais razões pelas quais a planilha de previsão orçamentária é importante:

Informar de forma estratégica – Uma planilha de previsão orçamentária fornece informações fundamentais para a tomada de decisões como investimentos, despesas e outras estratégias.
Controlar o estoque – A ferramenta colabora para manter o controle do estoque por manter o inventário atualizado.
Estimular o time – A planilha de previsão orçamentária traz uma clareza sobre a saúde financeira da empresa e, consequentemente, permite o compartilhamento de informações financeiras com o time.
Deixar as finanças transparentes – As planilhas orçamentárias ajudam na manutenção da transparência da empresa.
Planejar com antecedência – As planilhas são ideais para que as empresas consigam planejar suas finanças com antecedência com o objetivo de garantir a solidez e evitar gastos desnecessários.
Lidar com crises financeiras – Planilhas bem elaboradas antecipam possíveis crises e permitem planejamentos para lidar com situações adversas.
Identificar a saúde financeira – As planilhas de previsão orçamentária podem ser protagonistas quando uma empresa necessita de financiamento ou está envolvida em negociações com credores e investidores.
Organizar as obrigações fiscais – Por meio de uma organização que só a planilha consegue, são reunidos os registros financeiros para o cumprimento das obrigações fiscais e contábeis.
Acompanhar o desempenho – Metas e possíveis ajustes são possíveis graças ao monitoramento do desempenho da empresa encontrado por meio da planilha de previsão orçamentária.
Descobrir possibilidades de economia – Empresas identificam seus pontos fracos e oportunidades de economia em planilhas. Por meio delas é possível, inclusive, ajustar o orçamento e, entre outras coisas, propor melhorias.

Ferramentas

Utilizar um software de planilhas pode facilitar a criação e o gerenciamento da planilha de previsão orçamentária, pois ele permite a realização de cálculos complexos e a visualização dos dados de forma clara.

O Excel, editor de planilhas produzido pela Microsoft, é, sem dúvidas, uma das ferramentas mais conhecidas para a produção de previsão orçamentária. Ela permite ser personalizada e funcionalidades exclusivas de cálculo e formatação.

O Google Sheets, programa de planilhas incluído como parte do pacote gratuito de editores de documentos Google, permite a criação, edição e compartilhamento de planilhas de qualquer dispositivo conectado à internet.

Outros aplicativos e softwares produzidos por empresas diversas visam facilitar o gerenciamento das planilhas e podem ser baixados de forma gratuita ou adquiridos via assinatura.

Acesse este link e encontre alguns modelos de planilhas da Microsoft.

Como montar planilha?

Sabendo qual plataforma pretende utilizar, fica fácil montar uma planilha de acordo com as necessidades de cada empresa.

1 – Escolha uma das ferramentas listadas no tópico anterior.

2 – Liste todas as fontes e crie uma coluna para cada uma delas.

3 – Estime os custos variáveis de acordo com o nível de produção ou vendas, como matéria-prima, custo da mão de obra direta, comissões de vendas etc.

4 – Estime os custos fixos independentemente do volume de produção ou vendas, como aluguel, salários administrativos, contas de luz e água etc.

5 – Subtraia os custos variáveis das receitas para obter o lucro bruto.

6 – Some os custos fixos aos custos variáveis para obter os custos operacionais totais.

7 – Subtraia os custos operacionais das receitas para obter o lucro operacional.

8 – Inclua na planilha outros custos e despesas que não foram considerados nos passos anteriores, como impostos, depreciação de ativos, investimentos em marketing etc.

9 – Subtraia os custos totais das receitas totais para obter o lucro líquido.

Planilhas bem executadas

Como você viu ao longo deste artigo, uma planilha de previsão orçamentária pode fazer toda a diferença para a gestão de empresas de todos os tamanhos e nichos. Ela não só ajuda a controlar os gastos, mas também a planejar investimentos futuros, identificar áreas de desperdício e oportunidades de economia, além de facilitar a tomada de decisões estratégicas. Por isso, é essencial que as empresas e seus profissionais dediquem tempo e recursos para desenvolver e manter suas planilhas de orçamento atualizadas e precisas.